Hoe richt je 7500 m² werkomgeving duurzaam in én neem je mensen daarin mee? Susanne Kamp deelt haar praktijkervaringen.

Aanleiding voor duurzame werkomgeving

De afgelopen jaren is het aantal collega’s bij de ontwikkelingsbank behoorlijk gegroeid. Susanne: “Onze huidige inrichting is niet langer geschikt voor deze groei en voldoet bovendien niet om onze nieuwe manier van werken te faciliteren waarin flexibiliteit, samenwerken en duurzaamheid centraal staan. Uit een onderzoek dat we hebben gehouden onder onze medewerkers, bleek dat er heel veel behoefte is aan werkplekken waar je geconcentreerd kunt werken. Dus dat willen we heel graag faciliteren middels een activity based werkconcept in een duurzame nieuwe werkomgeving. Tussen mei 2019 en mei 2020 krijgt ons kantoor een volledig nieuw interieur.”

Hoe pak je dat aan: een duurzaam interieur en een nieuw werkconcept implementeren?

Susanne: “Al in het voorjaar van 2018 waren we bezig met het formuleren van de uitgangspunten van onze nieuwe werkomgeving: wat willen we qua bezettingsgraad, willen we open of gesloten werken, welke flexfactor gaan we hanteren? We hebben veel visits gedaan bij andere organisaties om te leren van hun do’s en don’ts. We hebben criteria geformuleerd voor ons huisvestingsproject: duurzaamheid – want dat zit echt in ons DNA. Agile, wendbaar, flexibel, toekomstgericht. En tot slot moet de werkomgeving aansluiten op onze cultuur en onze ambitie: change lives by making impactful investments in a sustainable society. Op basis van deze criteria hebben we drie partijen laten pitchen voor onze Management Board.”

Unaniem voor Rever gekozen

Susanne: “We kozen unaniem voor Rever. De pitch was gewoon het meest aansprekend. Er stond een energiek team voor ons dat op hetzelfde level als wij communiceerde. Ze zagen waar we naartoe wilden en raakten de kern. Zij hadden zich echt verdiept in onze organisatie, dat proefden we heel erg. Het team was zelfs een tikkeltje ondeugend door ook een voorstel te doen voor onze entree, ook al was dat geen onderdeel van onze vraag. Ze toonden lef, dat sprak aan, het was heel verfrissend.”

Een hoge duurzame ambitie: het belang van de juiste partners

“Voor de pitch hadden we als ambitie uitgesproken een CO₂-neutraal kantoor te creëren. Dat was té ambitieus, maar door de lat hoog te leggen, creëer je wel uitdaging en dat is altijd goed. Kijk, het meest fantastisch zou natuurlijk zijn als we van scratch een super duurzaam pand zouden kunnen bouwen. Maar wij huren ons kantoorpand. Het pand heeft energielabel A en dat blijft ook zo, dat vinden we heel belangrijk. In zekere zin is het ook duurzaam dat we in hetzelfde pand blijven en het aantal vierkante meters optimaler gaan gebruiken. We willen al onze meters zo duurzaam mogelijk inrichten met zo min mogelijk afval. Alle keuzes die we maken gaan door de trechter; kunnen we het zelf gebruiken, kan een ander het gebruiken, kunnen we onderdelen gebruiken? Re-use of recycle is het uitgangspunt, we proberen alles zo rijk mogelijk te laten zijn. Je moet de hele keten betrekken en ook lokale opties bekijken. Soms blijkt dat je moet verarmen, maar de duurzame intentie is continu aanwezig. Elk druppeltje dat je kunt veranderen, vind ik fantastisch.”

“De duurzaamheidsadviseurs van BenR zijn in dit project onmisbaar, zij zijn in feite ons geweten bij alle keuzes die gemaakt worden. Hun rol is echt complementair aan ons project. Mag ik trouwens ook benoemen dat dit ook echt een kracht is van Rever: expertise inhuren waar nodig. Via Rever werken we met Proven Partners voor het Change Management, dat is ongelooflijk belangrijk wanneer je je werkomgeving opnieuw inricht en daarbij je werkconcept verandert. Dat mag je nooit onderschatten.”

Bijen op het dak, zeep van sinaasappelschillen en geleased printpapier

Bijen vinden hun plek op het dak van het kantoorpand. De honing wordt gebruikt in het bedrijfsrestaurant. Susanne: “Maar ook weer niet teveel, want de bij heeft zelf ook honing nodig. Samen met de imker maken we steeds de afweging.” Het aanbieden van sinaasappels in het bedrijfsrestaurant gaf aanleiding tot discussie, want waarom zou je het hele jaar sinaasappels kunnen gebruiken, als die niet uit Nederland komen?

Susanne: “We laten nu de sinaasappelschillen meenemen wanneer de sinaasappels geleverd worden en het bedrijf Soop maakt er zeep van, die je in alle toiletgroepen terug vindt. “ De koffiedroes wordt met een bakfiets opgehaald en er worden oesterzwammen op gekweekt, waar in het bedrijfsrestaurant mee gekookt wordt. We leasen printpapier en koffiebekers. Het principe van het verleggen van het eigenaarschap van gebruiker naar producent kan overal winst opleveren. Daarnaast is het soms ook een kwestie van uitproberen en gewoon dóén. We geven startups graag een kans. We ondernemen al deze initiatieven ook omdat we onze eigen mensen bewust willen maken van het belang hiervan en het besef dat je zelf de keuze hebt. We willen een groene olievlek creëren.”

Hoe krijg je mensen mee in de verandering? Het belang van Change Management

Susanne: “Een aantal randvoorwaarden zijn essentieel om ons huisvestingsproject te laten slagen: ons Management Board (MB) omarmt het nieuwe werkconcept volledig. Niemand heeft straks nog een “eigen” kantoor: iedereen gaat activity based werken, zo ook ons MB. Daarnaast informeren we onze medewerkers continu over wat er gebeurt en wat er gaat veranderen. De story is voor het personeel heel belangrijk. Ze zien dat er kasten afgevoerd worden, wij vertellen ze dat de kasten in het nieuwe interieur weer een functie krijgen. We leggen alles uit: waar doen we het voor, welke keuzes maken we en waarom? Mijn werkzaamheden voor dit project bestaan uit het voorbereiden, bijwonen en opvolgen van bouw- en planningsoverleg met Rever en de andere betrokken partijen, en intern aan het communiceren met onze mensen. Dat is echt heel belangrijk. We maken maandelijkse en tweewekelijkse nieuwsbrieven voor verschillende stakeholders, vragen medewerkers te helpen bij het maken van keuzes, hebben maandelijks overleg met onze ondernemingsraad. We organiseren sessies waarbij mensen vragen kunnen stellen, we hadden tijdelijk een inloopspreekuur, we hebben speciale overleggen met de secretaresses, we delen YouTube filmpjes over activity based werken en we nemen mensen mee voor rondleidingen de nieuwe vloer op om alvast even te kijken naar hoe het gaat worden. Draagvlak creëren is key.”

De uitdagingen van dit duurzame interieurproject

Susanne: “De uitdagingen van het project zijn zonder meer: budget en planning. Voor de eerste fase van het project is de planning nu leidend: als we medio oktober gaan inhuizen, moeten er bepaalde basics op orde zijn. Naast de regulier gefaciliteerde werkplek kan je denken aan koffie faciliteiten, stroompunten, mensen moeten hun jas op kunnen hangen en een locker hebben. Zo simpel is het. Om het project te laten slagen móét dit goed gaan bij het inhuizen van de eerste verbouwde verdieping. Het projectteam waar we dit mee doen, is heel open naar elkaar. We kunnen alles uitspreken, ook teleurstellingen. Zonder wrijving geen glans. Daarom is het zo belangrijk dat je zo’n groot project aangaat met mensen waar je een klik mee hebt.”

Een duurzame werkomgeving: hoe & wat

De bovenste 5 etages zijn volledig verbouwd, in totaal 7500 m². Bovendien huurt de ontwikkelingsbank in het een naastgelegen pand nog eens 1800 m² die onderhanden is genomen en dezelfde look & feel krijgt. Rever heeft het ontwerp gemaakt en voert de regie over de realisatie. Uitgangspunten voor het ontwerp zijn geweest: duurzaam, representatief, trots op FMO, akoestiek, thuis voelen, verbonden voelen, vitaliteit en identiteit.

In de vernieuwende werkomgeving heeft elke verdieping zijn eigen accentkleur, zodat het voor de gebruikers makkelijk te herkennen is waar zij zich bevinden. De accentkleuren zijn gebaseerd op de uiting van de Sustainable Development Goals, de 17 duurzame ontwikkelingsdoelen van de Verenigde Naties (onder andere de strijd tegen armoede, de zorg voor schoon drinkwater, het stimuleren van beter onderwijs in ontwikkelingslanden en klimaat).

Elke verdieping krijgt een Social area, Focus & Concentration area en Meeting & Collaboration area:

• In de Social area bevinden zich de pantry en informele zitjes, waar middels storytelling drie aspecten zichtbaar worden gemaakt: getting to know, impact and projects en the humble heroes.
• In de Focus & Concentration Area bevinden zich de werkplekken en een bibliotheek. Omdat geconcentreerd werken heel belangrijk is voor medewerkers van de ontwikkelingsbank, wordt er gebruik gemaakt van wanden met een zeer hoge akoestische waarde en worden er veel middelen toegepast die ten goede komen aan de akoestiek, allemaal gebaseerd op metingen die ter plekke gedaan zijn. Door de gehele werkomgeving wordt groenvoorziening toegepast: als privacy afscheiding en als belangrijk onderdeel van de sfeerbeleving.
• In de Meeting & Collaboration Area bevinden zich basecamp rooms, vergaderruimtes (incl. middelen voor videoconferencing), phoneboots en interaction rooms.

Bovendien zorgen wij voor voldoende lockers en garderobe in het concept en een beperkt aantal kasten die afsluitbaar zijn. De storytelling walls die tegen de midden kernen worden geplaatst worden opgebouwd uit verticale latten van hergebruikte kasten.

Het gebouw als grondstoffendepot

Behalve het hergebruiken van meubilair, is er gekeken naar welke materialen uit het huidige interieur bruikbaar zijn voor het nieuwe interieur. Zo worden er van de bladen van oude bureaus kledinghangers voor de garderobe gemaakt, wordt hout van kasten gebruikt voor het samenstellen van storytelling elementen en plantenbakken. Deze beslissingen zijn niet zomaar genomen, alle kosten en baten zijn doorgerekend door de duurzaamheidsadviseurs van BenR, zodat het ook écht duurzame oplossingen zijn, en geen wassen neus.

Susanne’s succesfactoren voor een duurzame werkomgeving

1. Ga bij anderen kijken. Baseer je inrichting op headcount en op aantal arbo-conforme werkplekken. Wees realistisch met je budget en planning, je wilt niet achter de feiten aanlopen.
2. Luister naar je medewerkers. Is er behoefte aan een goede akoestiek en concentratiewerkplekken? Bezuinig dan niet op akoestische materialen en maatregelen. Kies de wanden met de hoogste akoestische waarden.
3. Steek ongelooflijk veel tijd en aandacht in het betrekken van je medewerkers. Communiceer, leg uit, wees transparant, laat zien. Zo manage je de verwachtingen.
4. Organiseer change sessies. Begeleid richting de verandering middels Change Management sessies, zo creëer je draagvlak. Begin bij de directors, die moeten de verandering omarmen.
5. Spreek rules of engagement en social contracts af. Laat elke afdeling dit doen, op een manier die zij fijn vinden. Dat maakt het makkelijker om elkaar aan te spreken op gedrag.

Susanne: “Dit project is zo gaaf om te doen. Het is één groot leerzaam speelveld, waarbij we samen met vallen en opstaan een fantastische duurzame werkomgeving neerzetten waar we heel erg trots op zullen zijn. Als je dit ook gaat doen, vergeet dan niet dat elk bedrijf zijn eigen unieke identiteit heeft. Je kunt een concept niet ‘knippen en plakken’, iedereen is uniek en verdient een eigen passende omgeving, dat moet je echt inzien.”