Een werkomgeving creëren die wérkt en medewerkers optimaal ondersteunt bij hun werkzaamheden, dat is het doel van al onze huisvestingstrajecten. Om dit onderbouwd te doen, creëren we inzicht in de werkbehoeftes binnen organisaties. Hiervoor werken we samen met Reworc (voorheen WPA). Onze adviseurs Facilitair & Huisvesting Jamie Douw & Rosine van Scherpenseel gingen op de koffie bij Eelco Voogd, Chief Happy Customers van Reworc en spraken over het platform, hun visie op de werkomgeving en de meerwaarde van huisvestingsconcepten ontwikkelen op basis van data.
Wat doet Reworc?
Eelco: “Reworc is ooit begonnen om op een data gedreven manier inzicht te geven in wat de behoefte is van medewerkers binnen organisaties. Lang geleden was dit een spel van meningen: de mensen met de grootste stem bepaalden wat er met de huisvesting ging gebeuren. Een goede huisvestingadviseur stelt veel ‘waarom-vragen’ en neemt niet zomaar een Programma van Eisen (PvE) over van de opdrachtgever, wat vaak op ‘gevoel’ en aannames gebaseerd is. Wanneer je doorgaat op een ongefundeerd PvE, betekent dit dat je zomaar de verkeerde koers kunt gaan varen. Terwijl dit dingen zijn waar je je vaak voor 5-10 jaar aan committeert. Je gaat dan op basis van wat je aanneemt de huisvestingsstrategie inrichten, omvang van je huisvesting bepalen, werkplekconcepten creëren en ontwerpen maken. Maar naderhand blijkt vaak dat de aannames en meningen niet objectief genoeg waren.
Eelco: “Wanneer je door gaat op een ongefundeerd Programma van Eisen (PvE), betekent dat dat je zomaar de verkeerde koers kan gaan varen.”
Wij hebben software ontwikkeld, waarmee inzicht wordt gecreëerd in de behoeftes van medewerkers, als basis voor een huisvestingsconcept. De software van Reworc bestaat uit twee tools: WorkNavigator & Space Pro.”
WorkNavigator
Eelco vertelt meer over de software: “Middels een digital interview wordt er op een consistente manier makkelijk en snel informatie verzameld over de werkbehoeftes van medewerkers. Er wordt inzicht verschaft in wat hun behoefte is en met wie ze samenwerken en wat de cultuur binnen de organisatie is. Daarnaast vragen we ook naar de tevredenheid over de huidige situatie.
Jamie vult aan: “Het digital interview levert heel veel nuttige inzichten, maar creëert ook nieuwe vragen/vraagstukken. Zo ontdek je waar de uitdagingen of echte ‘need’ binnen een project zit. Het digital interview dient als nulmeting om te kijken wat de richting en omvang van het project gaat zijn. Voor ons een waardevolle tool.”
Space Pro
Eelco: “Alle data moet vertaald worden naar ruimtelijke inzichten (PvE). Met Space Pro maken we de vertaling van data naar ruimte door ruimteprogramma’s te creëren. Er is veel variëteit aan opdrachtgevers, waardoor de ruimteprogramma’s veel van elkaar kunnen verschillen. Corporates hebben eigen smaken of er zijn specifieke ruimtes voor gemeentes. Oftewel: er zijn heel veel werkstijlen en werkplekconcepten waarin je best wat informatie nodig hebt van de klant om de data goed te kunnen vertalen en een goed PvE in elkaar te zetten. Deze kennis kan bij één persoon liggen die expert is op een bepaald type klant/branche, maar je wilt ten allen tijde die kennis behouden binnen je adviesorganisatie, ook als er verloop is van adviseurs.”
Welke voordelen heeft het gebruiken van jullie platform?
Standaardisering & schaalbaarheid
Eelco: “Software is ideaal voor automatisering en standaardisering. Maar je wil niet dat standaardisering leidt tot eenheidsworst. Eén van de basisvoordelen is dat je mensen uitvraagt middels een digitaal interview of werkplekonderzoek. Ons digital interview heeft een aantal modules waarmee we de juiste vragen aan de klant stellen. Dit is een repeterend proces door de jaren heen. Echter kan de vragenlijst, door de verschillende modules, wel op iedere specifieke klantvraag afgestemd worden. We bereiken de medewerkers per e-mail. Dat heeft veel voordelen, zeker in de tijd dat mensen ook nog thuiswerken. De software van Reworc maakt het mogelijk om op een schaalbare manier hetzelfde kwalitatieve inzicht te krijgen als wat je in een paar workshops doet. Dus in feite kan het digital interview net zo makkelijk 6000 als 100 mensen bereiken. Met als gevolg dat al die 6000 mensen voldoende stem hebben in wat ze doen en hoe ze dat proberen te bereiken: inclusiviteit.”
Consistente kwaliteit & objectiviteit
Iedere adviseur stelt andere vragen, maar je wilt wel hetzelfde objectieve eindresultaat. De juiste (advies-)vragen stellen is een vak op zich. Reworc heeft zich de afgelopen 10 jaar bekwaamd in de juiste vragen te stellen om de juiste antwoorden te krijgen. Dit helpt partners zoals Rever om te adviseren over huisvestingskeuzes en onderbouwde ontwerpen te maken. Als adviesorganisatie willen we consistente kwaliteit bieden aan opdrachtgevers. Eelco: “Je wilt dat alle adviseurs op dezelfde manier worden opgeleid. Om dat te kunnen garanderen, wil je tools in handen hebben die dat kunnen bieden.”
Meten over een langere periode
Door die consistente en objectieve manier van uitvragen, kun je over een langere periode meten en analyseren hoe de organisatie en de behoeftes van medewerkers zich ontwikkelen. Een nulmeting is essentieel om in de loop der jaren iets over je huisvesting te kunnen zeggen. Door over een langere periode te meten weet je of je de goede (of de slechte) kant uit gaat. Alle adviezen die je hebt gegeven (bijv. om samenwerken te stimuleren) kun je ook monitoren om te zien of deze succesvol zijn geïmplementeerd. Eelco: “De komende jaren bouwen we meerjarig de data op en dan kijken we of we in 2025 echt iets zinnigs kunnen zeggen over een organisatie die een hybride werkstrategie heeft. Dat gaan we nu echt pas uitvinden.”
Gemakkelijk scenario’s maken
Met de data kun je in Space Pro uitwerken hoe de ruimte anders ingedeeld kan worden. Je kan hierin werken met traditionele ruimtelijke programma’s of juist plaats- en tijd onafhankelijk of vanuit het principe van activity based working. Je kunt daarin de klant meenemen in wat de scenario’s en bijbehorende gevolgen zijn in vierkante meters, werkplekconcept of soorten settings. Dit biedt heel snel veel variëteit. Je wil namelijk de vraag beantwoorden: ‘hoe kan je efficiënter gaan werken?’
Hoe heeft de afgelopen 2 jaar jullie dienstverlening beïnvloed?
Eelco: “Tijdens de pandemie zijn er meer vragen over thuiswerken toegevoegd aan het digital interview. Dit werd voorheen in kleinere mate uitgevraagd. De impact van die resultaten was niet enorm omdat het thuiswerken vaak maar sporadisch was. Dus we zijn meer gaan vragen over de balans: wat doe je thuis en wat doe je op kantoor en hoe gaat dit de komende jaren ontwikkelen? De dynamiek en verandering van werk neemt toe door allerlei factoren. Dat betekent dat je daar ook beter inzicht in moet krijgen. Voorheen was dat 10 jaar goed, maar nu is dat achterhaald. Daarom wil je dat op een snelle manier kunnen doen, met software en op een objectieve manier. De komende drie jaar zul je goed moeten analyseren welke veranderingen er zijn en hoe dat ook impact heeft op de tevredenheid en het geluk van de mensen. Alles is terug te brengen naar een gemiddelde, maar dat is helemaal niet relevant voor organisaties. Want daar zit veel verschil tussen organisaties en zelfs afdelingen. Het werkplekconcept hangt bovendien enorm af van de mensen die er werken en hoe zij met elkaar samenwerken. Zijn er veel jonge mensen binnen een bedrijf, wil je hen juist een plek bieden om naar kantoor te komen; zij willen leren van de meer ervaren collega’s. En zo zijn functies en profielen binnen een organisatie bepalend voor hoe goed mensen hun activiteiten thuis uit kunnen voeren.”
Voorheen heetten jullie WPA. Jullie hebben vorig jaar gekozen voor een nieuwe branding. Kun je daar wat over vertellen?
Eelco: “Wij houden van mensen. Ik heet niet voor niks Chief Happy Customers. We willen intrinsiek prettige relaties met onze klanten en partners. Onze visie is: als elke persoon in de organisatie zijn/haar capaciteiten maximaal kan inzetten/gebruiken dan zou de organisatie het meest effectief of winstgevend zijn of een maatschappelijke bijdrage leveren. Wat moeten we daarvoor doen? De continu veranderende werkbehoefte kunnen faciliteren met individuele verbeterde werkomgevingen. Alles wat wij doen moet aan onze kernwaardes te koppelen zijn: curiosity, effectiveness, inclusivity en joyful.”
Wat betekent de samenwerking voor Rever?
Wij vroegen het onze adviseurs Facilitair & Huisvesting:
Jamie Douw: “Wij zijn ontzettend blij met de samenwerking met Reworc. Een goed huisvestingproject begint met een onderbouwde visie en PvE. Door gebruik te maken van het digital interview en digitale ruimteboeken te kunnen maken, kunnen we onze opdrachtgevers prikkelen om in verschillende scenario’s te denken. We zoeken naar de vraag achter de vraag, waar onze opdrachtgevers soms nog niet over nagedacht hebben. En ook na oplevering blijven we de organisatie monitoren en kunnen we bijsturen in de huisvesting wanneer de organisatie verandert.”
Jamie Douw, Adviseur Facilitair & Huisvesting
Rosine van Scherpenseel: “Voor ons interne proces is de tool ook van grote meerwaarde. We waarborgen de continuïteit van onze dienstverlening en zorgen dat de kennis binnen onze organisatie niet verloren gaat. Daarbij kunnen we op een efficiënte manier alle medewerkers binnen de organisatie bereiken, wat ook bijdraagt aan het draagvlak voor het huisvestingsproject.”
Rosine van Scherpenseel, Adviseur Facilitair & Huisvesting
Het huisvestingsadvies voor de ontwerpfase helpt onze projectteams om op een onderbouwde manier onze ontwerpen te kunnen creëren. Zo creëren we huisvesting die écht werkt! Meer info over Reworc vind je op hun site.
Sta je voor een aanpassing aan je werkomgeving of heb je een volledig huisvestingsvraagstuk?
We vertellen je graag meer over onze visie op huisvesting en onze aanpak van huisvestingsvraagstukken. We nodigen je graag uit om naar ons clubhuis in Utrecht te komen! Bel of mail ons gerust voor een vrijblijvende afspraak op 030-2142255 of vul onderstaand formulier in.
Ben je benieuwd hoe andere organisaties de samenwerking met ons hebben ervaren? Bekijk deze video’s. Lees ook: turnkey projectaanpak en partner in exploitatie.
Meer weten over dit onderwerp? Lees onze blog over Evidence Based Office Design.