Circulair inrichten doe je samen

6 juli 2023

©️ redacteur: Bart van Ratingen
©️ fotograaf: Patrick Post

“Het echt ‘beetpakken’ van circulariteit vergt de inzet
van alle takken van een organisatie”

Op 22 juni organiseerde SWP-partner Rever Interieurprojecten een bijzondere interactieve kennissessie. Ruim dertig professionals werden een middag lang meegenomen in de vraagstukken waar organisaties mee worstelen als ze de ambitie hebben om de eigen werkomgeving (zoveel mogelijk) circulair in te richten. ‘Soms denk ik wel eens: hoe meer ik ervan weet, hoe minder ik weet.’

Rever is een fullservice bureau voor het ontwerpen en bouwen van werkomgevingen, actief vanuit een circulair ingericht ‘clubhuis’ op het Utrechtse bedrijventerrein Lage Weide. In het intieme, kleinschalige auditorium zette dagvoorzitter Hans Topée direct de interactieve toon met een ‘warming up’ met prikkelende stellingen voor het publiek. Uitkomst: er was bij aanwezigen al veel kennis over het concept circulariteit, maar slechts een derde was werkzaam bij een organisatie die een circulaire inrichting al had gerealiseerd. En waar het overgrote deel aangaf in het persoonlijk leven zoveel mogelijk duurzame keuzes te maken, vond nagenoeg iedereen ook dat ‘ik en mijn organisatie nog veel duurzamer kunnen handelen.’ Werk aan de winkel dus, concludeerde Topée terecht.

Als eerste ervaringsdeskundige kreeg Merel Dorst de vloer. Dorst is Facilitair Manager bij Kind & Co Ludens en begeleidde recentelijk het samengaan van twee hoofdkantoren (een in Houten van 1500 m2, een in Utrecht van 800 m2) in een nieuw pand. Uitgangspunt daarbij was het creëren van een zo groen en duurzaam mogelijke werkomgeving die de identiteit van deze maatschappelijk betrokken kinderopvangorganisatie maximaal ondersteunt.

Dorst lichtte toe hoe dit heeft geleid tot een kantoor waarin niet alleen ontwikkeling en verbondenheid centraal staan, maar waarvan de ontmoetingsplekken en werkplekken ook nog eens grotendeels zijn gerealiseerd met secondlife meubilair. Dat laatste bleek overigens het nodige te hebben gevraagd van de overredingskracht van Dorst, want ‘secondlife’ werd al snel geassocieerd met ‘tweedehands’. Dankzij de professionele ondersteuning van Rever (die ook een werkplek-analyse uitvoerde) bleek het eindresultaat echter boven verwachting. Dorst benadrukte dat een circulaire inrichting vraagt om een intrinsieke duurzaamheidsdriver én om een overtuigend ‘verhaal’. Dorst: “In mijn geval was dat verhaal: als we ons dag in, dag uit bekommeren om de generatie van morgen, dan zullen we ook vandaag onze verantwoordelijkheid moeten nemen voor een zo duurzaam mogelijke werkomgeving.”

Integrale benadering

Ook Tamara van Vastenhoven, Senior Consultant bij Significant Synergy, benadrukte in de daaropvolgende presentatie het belang van een overtuigend ‘circulair verhaal’. De grootste fout die organisaties kunnen maken bij circulair inrichten is om het aan te vliegen als een ‘project’. Circulariteit kan echter alleen succesvol worden geïmplementeerd als dit een intrinsiek doorleefde ‘way of working’ is, stelde Van Vastenhoven. Een tweede randvoorwaarde is een integrale benadering, waarbij ‘buiten’ (i.e. businessontwikkeling en -alignment, besturing en monitoring en opdrachtgeverschap wordt verbonden met ‘binnen’ (i.e. procesinrichting, -organisatie en -formatie, talent en competentiemanagement, systemen en tools, data en informatiemanagement) om zo tot circulaire waardecreatie te komen.

Aan de hand van haar langjarige ervaring als categoriemanager werkplekomgeving bij de Rijksoverheid lichtte Van Vastenhoven toe hoe een werkbaar model c.q. (inkoop)visie van circulaire kantoorinrichting eruitziet. Ook benadrukte dat het echt ‘beetpakken’ van circulariteit de inzet vergt van alle takken van een organisatie – van duurzaamheidsadviseur tot inkoper, van contractmanager tot interieurarchitect, van FM-adviseur tot HRM-professional en van Arbo-deskundige tot OR. Circulair inrichten, kortom, doe je niet alleen.

Topée nam daarna het stokje weer over en daagde de aanwezigen uit met elkaar in een Lagerhuis-setting in discussie te gaan over een aantal heikele thema’s. Een paar opvallende inzichten uit deze ronde waren dat 100% circulariteit volgens de meeste aanwezigen niet mogelijk is; dat een wettelijke verplichting tot circulariteit nu nog niet haalbaar is (al zou het wel helpen); dat circulariteit vaak lastig te implementeren is omdat organisaties nog te weinig kijken naar de Total Cost of Ownership (TCO) en te veel de korte termijn laten prevaleren (al geldt wel dat als je het écht wil het gewoon mogelijk is); en dat zelfs de koplopers vaak geen volledig inzicht hebben in alle materialen die zijn ‘neergeslagen’ in de eigen organisatie. Dat laatste bleek vanwege de grote administratieve lasten die dit meebrengt (denk aan materiaalpaspoorten) niet eens door iedereen gewenst.

Flexibele opstelling is cruciaal

Na een korte pauze lichtten Jaytee van Veen en Jeroen Kuilman, respectievelijk senior Interieurarchitect & Innovatie Manager en Project Consultant bij Rever in eigen huis de uitdagingen toe die in de praktijk van het circulair inrichten ontstaan. Uit hun betoog kon worden opgemaakt dat circulair inrichten als ‘tak van sport’ nog in de kinderschoenen staat en dat wie opziet tegen enige vorm van pionieren, er beter niet aan kan beginnen. Goed verwachtingsmanagement is dan ook cruciaal, want veel proceselementen laten zich niet tot nauwelijks voorspellen en een flexibele opstelling is zonder meer wenselijk om het proces tot een goed einde te brengen.

Van Veen en Kuilman lichtten op vaak geestige wijze toe hoe zowel in de definitiefase als in de technische ontwerpfase de praktijk altijd weer nét even weerbarstiger is dan de mooie ideeën en schetsen op papier. En dat in de realisatiefase gebruikelijke parameters als ‘levertijden’, ‘kostenramingen’ en ‘maatwerk’ vaak een nieuwe betekenis krijgen, simpelweg omdat materialen niet blijken te voldoen aan de eisen, er onvoorzien meer handelingen nodig zijn of voorraden gebruikt meubilair sneller dan verwacht uitgeput raken (op is op en weg is weg). Duidelijk werd dat ‘refurbishment’ eigenlijk veel complexer is dan ‘nieuw maken’, wat bij Van Veen tot de verzuchting leidde: ‘Soms denk ik wel eens: hoe meer ik ervan weet, hoe minder ik weet.”

De middag werd besloten met een Ronde Tafel met de vier sprekers, die door Topée werden bevraagd over een aantal actuele thema’s. Gesproken werd onder meer over het toenemende belang van data in circulaire inrichtingsprojecten en strategisch FM-beleid (hoe meer je ‘weet’ en ‘vastlegt’, hoe beter je circulariteit kunt invullen), het cruciale verschil tussen het hergebruik van meubilair en het hergebruik van materialen (dat laatste is aanzienlijk complexer en vraagt veel meer specialistische kennis) en de impact van de CSRD-richtlijn (helaas nog erg theoretisch, maar toch positief omdat zij greenwashing tegengaat en een eenduidige manier van rapporteren voorschrijft). Ook de enorme uitdagingen om een (circulaire) duurzaamheidsambitie door de hele keten heen te volgen – hoe zit het met de leverancier van de leverancier van de leverancier – kwam uitgebreid aan de orde, met als conclusie dat er eigenlijk behoefte is aan een ‘regisseur’ in de markt die het complexe spel van verantwoordelijkheden, certificering en garantie kan vormgeven en bewaken.

Slotconclusie was dat circulair inrichten op grote schaal een systeemverandering vereist die niet tot stand zal komen zonder wettelijk kader. Ook organisaties die ‘DNA-technisch’ al heel ver zijn met circulair denken en doen, lopen namelijk tegen ‘de markt’ aan die niet is ingericht op deze duurzame manier van werken. Zolang ‘nieuw kopen’ gemakkelijker (en veelal ook goedkoper) blijft dan hergebruiken en fabrikanten niet gehouden zijn om producten terug te nemen (vergelijk de producentenverantwoordelijkheid voor e-waste) blijft circulair inrichten iets dat met kleine stappen verder gebracht moet worden door gemotiveerde koplopers. Dat Rever en haar klanten daartoe behoren stond na deze middag in ieder geval wel vast.

Wil je de werkomgeving circulair inrichten?

Lees dan nu onze whitepaper over circulair inkopen en beheren van de werkomgeving.