Werken verandert. Zowel in de privésfeer als op zakelijk vlak merken we dat technologische ontwikkelingen elkaar in hoog tempo opvolgen. Dit heeft gevolgen voor de werkomgeving en het interieur, de inrichting verschuift van corporate naar casual. De werkomgeving wordt steeds meer een ontmoetingsplek. Technische hulpmiddelen stellen ons in staat tijd- en plaatsonafhankelijk te werken en het kantoor wordt voornamelijk gebruikt als een plek waar je kunt aanlanden, socializen, goede koffie kunt drinken en waar je kunt meeten met je collega’s. Als gevolg van deze verandering, is de behoefte ontstaan aan software om o.a. snel te kunnen zien waar je collega’s zich bevinden en een vergaderruimte te kunnen reserveren. Een volgende stap daarin is een Smart Building. Dit is een gebouw dat voorzien is van geavanceerde techniek om het gebouw zo efficiënt en duurzaam mogelijk te gebruiken.
De maand augustus staat bij ons in het teken van de veranderende werkomgeving en innovatieve ICT-systemen die (samen-)werken efficiënt maken.
Het kantoor als ontmoetingsplek
Het kantoor als ontmoetingsplek met een huiselijke sfeer en met een variatie aan flexplekken: het is een ontwikkeling die zich steeds verder verspreid. Nederland loopt voorop als het gaat om Het Nieuwe Werken, werkgevers hebben vertrouwen in hun medewerkers en mobiel en thuiswerken wordt steeds meer de norm. Ook al kunnen medewerkers thuiswerken en virtueel vergaderen en zijn zij output gestuurd, de behoefte om elkaar te ontmoeten, samen te werken en persoonlijk te communiceren, blijft. Duidelijk is dat de kwantiteit van ontmoetingen op kantoor afneemt, waardoor de kwaliteit van groter belang is geworden. In een samenleving waar het tempo hoog ligt, hechten mensen waarde aan persoonlijk contact. Tegelijkertijd willen zij graag flexibel zijn.
De rol van technologie & innovaties
Om het ontmoeten flexibel en efficiënt te maken, worden er apps en software systemen ontwikkeld. Technologie zorgt voor een connectie tussen mens en gebouw. Software biedt uitkomst om het gebouw flexibel te gebruiken en op een eenvoudige manier te kunnen zien waar je collega’s zich bevinden, welke werkplekken beschikbaar zijn, vergaderruimtes te kunnen reserveren en afspraken te kunnen verplaatsen. Door de software slim te gebruiken en op meerdere devices beschikbaar te maken, hoeft een medewerker zo min mogelijk tijd te besteden aan al deze activiteiten. De software maakt bedrijfsprocessen inzichtelijk en meetbaar en daardoor eenvoudiger te verbeteren. Innovatief aan systemen die nu beschikbaar zijn, is dat de eindgebruiker centraal staat. Elk individu kan op zijn/haar mobiele telefoon alle benodigde informatie vinden. Dit soort innovaties zijn belangrijk om het gebouw zo efficiënt mogelijk te kunnen gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan besparingen op werkplekkosten en facility services en het verhogen van gastvrijheid en productiviteit aan de hand van analyses van het feitelijke gebruik van het gebouw, aangeleverd door de app of software.
De opkomst van Smart Buildings
Al in 1984 verscheen de definitie van een intelligent building voor het eerst in de New York Times: gebouwen die bijna zelf denken. Door de technologische ontwikkelingen was Intelligent niet meer toereikend en is de term Smart Building ontstaan. Het belangrijkste kenmerk van Smart Buildings is dat zij de individuele gebouwbeheerssystemen integreren en koppelen met ICT systemen en (facilitaire) bedrijfssystemen. Technologie maakt het niet alleen mogelijk ontmoeten flexibel en efficiënt te laten plaatsvinden, het zorgt er ook voor dat het gebouw efficiënter en duurzamer gebruikt kan worden. Door middel van Big Data over het gebruik, is men in staat het pand voor de gebruiker comfortabeler te maken. Een dashboard vertelt facilitymanagers alles over de status van de gebouwsystemen. Eventuele defecten of problemen zijn direct zichtbaar en kunnen snel aangepakt worden. Gebruikers kunnen via hun mobiele telefoon per ruimte zelf de instellingen aanpassen, bijvoorbeeld voor licht en temperatuur, passend bij de activiteiten van dat moment. Sensoren kunnen de aanwezigheid van individuen detecteren en het gaat zelfs zo ver zijn dat sensoren aan kunnen geven of prullenbakken geleegd moeten worden. Dit kan een groot voordeel opleveren voor de schoonmaakkosten van het gebouw, en zo zijn er nog veel meer voordelen te bedenken. In deze ontwikkeling naar meer flexibiliteit en openheid is veiligheid is een belangrijke voorwaarde. Ook is gebruiksgemak essentieel om de implementatie van dit soort systemen te laten slagen. The Edge in Amsterdam is een mooi voorbeeld van een Smart Building (lees hier het verslag van ons bezoek aan dit gebouw).
Innovaties in kantoormeubilair
Een Smart Building, daar zijn nog lang niet alle organisaties aan toe. Maar innovaties vinden we ook op een kleinere schaal, namelijk in kantoormeubilair. Denk daarbij aan flatscreens die real time dashboards weergeven, draadloos opladen en touch screen overlegtafels waar je samen creatieve sessies op kunt doen. Ook smart tables zijn een feit, dit zijn tafels waarvan het scherm is geïntegreerd in het bureaublad, te bedienen door over het touchscreen te swipen. Ook de opkomst van de smartwatch en andere wearables zal de manier waarop we op kantoor samenwerken en communiceren veranderen.
Waarom een kantoor niet meer zonder flexibiliteit & mobiliteit kan
Generatie Z komt eraan! Dit zijn de young professionals van nu en van de toekomst, de jongeren die geboren zijn na 1992. Deze generatie is opgegroeid met digitale middelen en weten van nature hoe zij verschillende devices moeten gebruiken, zij worden ook wel de digital natives genoemd. Voor hen is anyplace, anywhere en anytime werken de normaalste zaak van de wereld. Met een laptop, internet en slimme apps en software én een plek om elkaar te ontmoeten, kunnen zij hun werk doen. Om deze generatie te kunnen bedienen, zijn een flexibel en mobiel werkconcept essentieel. In dit artikel schreven we daar ook al eens over.
Meer weten over de veranderende werkomgeving?
Wilt u meer weten over de werkplek van de toekomst? U bent welkom in ons Belevingscentrum voor een vrijblijvend gesprek hierover. Neem daarvoor contact op met Anita Roelvink, anita.roelvink@rever.nl of 06 52 55 36 72.
Geraadpleegde bronnen: fmm.nl, inofecblog.nl, ikwilmobielwerken.nl, bezoekers.buildingholland.nl.